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Trabajar en equipo sin mails

Trabajar en equipo sin mails

Para el trabajo en equipo, los mails, que en su momento fueron una revolución, acabaran desapareciendo por la buena razón que no son demasiado rápidos!!

Quizá exagero un poco, no van a desaparecer del todo pero van a dejar de tener el monopolio de la comunicación de empresas y no simplemente por una cuestión de velocidad de entrega/lectura sino también para evitar el spam y el phising que no solamente toca las personas físicas.

Además, los mails no son más una solución optimizada, un amigo mío que tiene grandes responsabilidades en una empresa, recibe más de 250 mails al día y la gran mayoría son más informativos que realmente útiles para la productividad.

Convo es uno de estos nuevos servicios que funciona al modo de un WhatsApp/Facebook/Twitter privado que permite a los miembros de un grupo comunicarse de forma directa sin estar parasitado por informaciones inútiles.

Para asegurarse que solo los mismos miembros de una empresa utilizan el mismo convo, el primer usuario, que se registra con su mail corporativo (nada de Gmail) envía invitaciones a los mails corporativos de los demás miembros, el sistema impide entrar un mail que no pertenezca al dominio principal de la empresa.

convo

convo

El servicio funciona como una centralita de comunicación y por eso se puede conectar desde internet, un programa que instalar, una app Android e iOS y una extensión para Chrome, solo falta la versión para Windows phone, que debería empezar a despegar con la próxima versión Windows 10, pero el servicio es bastante completo.

Cada usuario puede conectar su Dropbox, Drive y/o OneDrive para compartir documentos más fácilmente y cada documento compartido puede ser anotado de forma gráfica y textual. Un sistema de notificación permite recibir avisos cuando se recibe mensajes específicos, crear grupos, un poco como lo hace Slack.

Y este punto es importante, existen ya varios servicios que proponen cosas parecidas pero de forma distinta, Convo permite hacer una transición suave a los que están muy acostumbrados a los mails y al aspecto profesional y formal de Outlook cuando otros servicios, permitiendo demasiado o muy poco no permiten realizar una transición similar.

Al final, creo que Convo podría llegar a triunfar por está razón, los que querrán una solución más minimalista y más barata optaran por Jive Chime y los que querrán aún más optaran sin duda por Slack que lo arrasa todo en la costa Oeste de EEUU.

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FrameBench, 2 herramientas en una para el trabajo colaborativo

FrameBench, 2 herramientas en una para el trabajo colaborativo

Empieza la semana con una alternativa a Google Docs, que interesara a los creativos y/o los que tienen que hacer anotaciones y comentarios de forma regular sobre archivos enviados por correo electrónico.

FrameBench es una extensión de Gmail que permite hacer anotaciones en todos tipos de archivos fácilmente y rápidamente sin tener que salir de Gmail y entonces sin necesidad de descargar el archivo en su ordenador, se gana bastante tiempo haciendo así. Una vez instalada la extensión, el usuario, al pasar el ratón encima de un archivo adjuntado tendrá un nuevo icono ‘review attachment’. Pinchando encima, se abre un popup con el documento y herramientas básicas como añadir texto, flechas, rectángulos, formas libres o comentarios con tags luego que se reenvía el documento al expeditar con las anotaciones.

Si no utilizas o no te gusta Gmail pues no pasa nada, hay una versión en línea de FrameBench que funciona básicamente con el mismo principio con la ventaja que varios usuarios pueden añadir comentarios, chatear y/o hacer videoconferencias mientras repasan documentos, el usuario principal solo tiene que enviar invitaciones por mail para que todos se puedan conectar.

Se pueden añadir documentos desde el ordenador, Dropbox o drive y se puede conectar con servicios adicionales como Basecamp o Yammer para los que necesitan combinarlo todo. Se pueden abrir varios espacios de trabajo por si se trabaja por más de un equipo a la vez o por los que quieren separar las cosas por categorías.

La extensión para Gmail es totalmente gratuita y no hay límites mientras que la versión online, que permite hacer más o menos las mismas cosas pero en plan colaborativo es gratuita para los 30 primeros archivos compartidos, luego hay varios planes y por una vez, FrameBench es un servicio que ha pensado en sus usuarios, hay planes semanales, mensuales y créditos que permiten compartir ‘n’ números de archivo por los que tiene necesidades muy puntuales.

El punto destacable de FrameBench online es su simplicidad y su ergonomía muy ‘material design’. Hay varios videos en el YouTube de FrameBench pero por desgracia no han logrado hacer uno para explicar todo lo que se puede hacer, hay que mirar varios…

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Sala de reunión virtual privada con Tamashare

Sala de reunión virtual privada con Tamashare

Para conectar con sus compañeros de trabajo hay un montón de soluciones como los mails, teléfonos o eventualmente slack, todas soluciones con pros y contras pero cuando hay que hacer una reunión en una aula virtual, pocas soluciones son realmente buenas y si hay documentos confidenciales de por medio, mejor estar seguro del servicio.

TamaShare (TS) es justamente una aplicación que permite crear un espacio de trabajo colaborativo permanente en el que se puede intercambiar fácilmente archivos y documentos de todo tipo. El servicio se distingue por una ergonomía sencilla – y un poco fea – que facilita el manejo de todas las opciones a todos los usuarios, hacen falta menos de 1 minuto para entender cómo funciona todo.

TS no es un servicio online y en este caso, aunque prefiero los servicios web, me parece una mejor opción por el simple hecho que hay muchísimos menos riesgo de ver datos, informes o archivos caer en manos de invitados no deseados y TS está claramente enfocado en dirección del mundo laboral. TS es un programa multiplataforma que se puede instalar en Mac o PC, o Linux y las versiones móviles para Android e iOS están en preparación.

Una vez instalado y lanzado, se puede compartir documentos simplemente arrastrándolos en la ventana de TS. Cada documento se puede agrandar o reducir, los participantes pueden simplemente consultarlos o guardarlos en su ordenador, se puede hacer un zoom en el espacio de trabajo y es posible escribir, hablar o hacer una videoconferencia al mismo tiempo, conozco empresas grandes que no pueden hacer todo esto conjuntamente.

La enorme ventaja de TS es la facilidad con la que se puede compartir y trabajar hasta 20 personas en varios archivos o documentos, la posibilidad de añadir notas en el mismo TS, flechas para indicar un punto importante o compartir la pantalla de su ordenador con los demás y las reuniones, al acabar, se pueden guardar en el ordenador (opción de pago) de cada participante o en el cloud para reabrirse luego con los mismos documentos presentes.

La otra ventaja es por supuesto que los documentos no están en la web lo que añade una capa de seguridad y de confidencialidad a las reuniones lo que puede interesar formadores profesional, RRHH, agencias de publicidad, arquitectos, oficinas de diseño, industriales y por extensión todos los que tienen que reunirse a menudo sin necesariamente poder hacerlo.

El servicio es gratuito para una reunión de 2 personas máximo con las funcionalidades básicas, los que necesitan más tendrán que desembolsar unos 19 €/mes para hacer reuniones de hasta 6 personas y con todas las funcionalidades, la versión empresa con 20 participantes está en su fase beta y será próximamente disponible al público.

La nueva versión (versión 1) de TS está disponible en beta con un nuevo diseño, características y fue galardonada con la medalla de oro del IT night.

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Compartir pantalla web entre varios usuarios con Surfly

Compartir pantalla web entre varios usuarios con Surfly

Quien ha tenido que asistir un cliente o hablar con un colega distante de una página web concreta sabe que es extremadamente difícil tener una conversación productiva cuando no se ve la pantalla del otro. Una de las soluciones más rápida era pasar por Skype y utilizar la función de pantalla compartida pero variables pueden afectar bastante la experiencia como la calidad de la conexión web, si se quiere o no chatear al mismo tiempo y el cursor que no se ve.

Cuando realmente se necesita mostrar cómo utilizar un sitio web para un cliente distante, colega, amigo o simplemente para enseñar datos ubicados en un espacio privado, como el back end de administración de una web por ejemplo, se puede utilizar Surfly, un servicio online que no necesita más que una conexión internet para funcionar sin nada que instalar.

El servicio funciona como los programas de intercambio de pantalla con la diferencia que se usa directamente desde cualquier navegador sin necesidad de instalar algo, solo uno de los usuarios tiene que registrarse, indicar la URL que quiere compartir y el servicio le proporciona una URL de tipo surfly.com/458-329-145 a compartir con 1, 2, 50 personas, no hay límite.

Una vez que haya más de una persona conectada, cada uno ve el cursor de los demás, con una sombra de color para distinguirlos, un chat permite comunicarse entre todos y lo más importante, cada uno tiene la posibilidad de navegar, pinchar un enlace, escribir texto o lo que sea. La pantalla se adaptara automáticamente a la más pequeña de los conectados para que todo el mundo pueda ver lo mismo sin que un cursor sea fuera de la zona de visibilidad.

Lo bueno del servicio es que, a diferencia de otros servicios, solo se comparte una página web concreta, cualquier usuario puede cambiar de pestaña, revisar sus mails o mirar un video sin que afecte para nada la navegación compartida, cosa imposible con otros servicios que conozco. El usuario principal puede incluso indicar una nueva URL que compartir en la misma sesión y todos los invitados verán automáticamente esta nueva página.

De aquí se puede imaginar un montón de posibilidades como explicar a un cliente como tiene que hacer para revisar sus facturas, estadísticas o realzar un nuevo pedido, enseñar a colegas donde hay un problema de enlace, imagen o ergonomía sin perderse la vida haciendo capturas de pantalla e incluso, como dije al principio, enseñar datos concretos sin que los demás sepan ni la verdadera URL de la página que están viendo y tampoco los credenciales para conectarse y conozco un par de personas que podrían estar muy interesados con este último punto.

Surfly es un servicio útil y gratuito hasta cierto punto, 5 sesiones para el usuario registrado – con un poco de imaginación se puede ampliar a más – y los que quieren aprovechar mejor la herramienta tendrán que desembolsar 19 USD/mes por usuario registrado, demasiado para el usuario casual pero bastante justo para las agencias o negocios que tienen a menudo que explicar por teléfono los pasos que uno tiene que seguir para acceder a tal página o enterarse de un bug posible.

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3 herramientas de edición de texto en modo colaborativo

3 herramientas de edición de texto en modo colaborativo

En el mundo del open source hay un mundo desconocido, el del trabajo colaborativo que esta habitualmente ocupado por programas y/o aplicaciones de tipo freemium que suelen proponer mucho más de que se necesita realmente y que se convierten entonces en herramientas no adaptadas.

Los que han tenido que trabajar en un texto que tiene que ser validado por mucha gente saben que es divertido 5 minutos pero cuando todo el mundo tiene su opinión y que para que cada uno pueda darla pasan días/semanas y 150 mails…

Uno de los programas más eficiente para trabajar sobre un texto en modo colaborativo es EtherPad, es gratuito, básico pero en este caso es un plus, sencillo de entender, todo el mundo puede descargarlo y verificar su fuente en GitHub. Es casi la herramienta perfecta, su único verdadero defecto es que se tiene que instalar en el ordenador del ‘líder’ del proyecto.

EtherPad inspiro otros proyectos que han simplificado las cosas al extremo y ni hay que instalar nada en el PC o en el Mac, todo se pasa directamente en la web, ni hay que registrarse para empezar a crear un pad. Pero, que es un pad exactamente? Un pad es un editor de texto colaborativo en línea.

Google Docs ofrece un servicio similar, pero eso requiere que todos los participantes tengan una cuenta Google para colaborar y no a todo el mundo le cae muy bien los servicios de Google, aun más cuando no se sabe que política de privacidad se aplicara realmente al documento.

Para volver a estas herramientas, se trata de FramaPad, TitanPad y MeetingWords (enlaces en pie de entrada). El usuario solo tiene que crear un pad, cada pad tiene una URL única a compartir con sus colaboradores, se puede determinar si el pad estará disponible durante 1 día, 1 semana, 1 mes (o ilimitado) después de la última entrada escrita. Cada colaborador puede elegir un color de fondo de su texto para ser identificado fácilmente y un chat integrado permite a los participantes charlar entre si directamente.

FramaPad - colaboracion

FramaPad – colaboracion

Nadie es más importante que otro, todo el mundo tiene derecho a escribir y cada uno puede cambiar el formato del texto e incluso borrarlo del todo sin que nadie pueda hacer nada pero hay una función de historial que registra cada carácter y cada espacio tecleado por uno de los participantes y todo el mundo puede consultarlo para ver todo lo que fue escrito/borrado desde el principio, muy útil.

Como el texto está en línea, todos pueden escribir al mismo tiempo y el texto será visible al instante sin necesidad de esperar una sincronización. Puede parecer caótico pero no lo es tanto, favorece el trabajo en grupo y cada error y/o omisión puede ser corregido por otro miembro sin que pare el flujo de escritura ni las ideas.

Los pads ofrecen todas las funciones necesarias para la importación y exportación de un documento en formato HTML, Word, texto, PDF, puede resultar práctico si se necesita trabajar sobre un texto existente y guardarlo en caso de problemas eventuales del servidor o para trabajar sin conexión a internet.

Personalmente, lo recomiendo para los que deben dar clases a alumnos grandes, favorece la comunicación entre alumnos y profesores sin tener que esperar días antes de hacer una pregunta ni llamar a nadie a las 3 de la madrugada. Pero estas herramientas están también extremadamente eficaces para redactar contratos, hacer un brainstorming colaborativo o simplemente para no tener que organizar una reunión física cuando hay demasiadas personas.

Al final, los pads favorecen las acción de los participantes y elimina (casi) por completo las distracciones que pueden surgir en una reunión de verdad. Las 3 herramientas son muy parecidas, lo único que cambia es la parte gráfica, por eso mi preferencia va a FramaPad que me parece más claro, sino son todas iguales.

De todos los vídeos que había en YouTube, el único claro y en español era el de Podemos, por eso lo inserte.

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